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/ Monster Media 1994 #2 / Monster Media No. 2 (Monster Media)(1994).ISO / business / vmsys30.zip / V.DOC < prev    next >
Text File  |  1994-07-15  |  8KB  |  218 lines
  1. ****************
  2. * INTRODUCTION *
  3. ****************
  4.  
  5.   Any company with a fleet of company cars or trucks will appreciate
  6.   VMSYS PLUS to track vehicle maintenance and expenses.  VMSYS PLUS 
  7.   calculates miles per gallon, cost per gallon, cost per mile, repairs,
  8.   trip logs, warranty expiration dates, service dates, driver history,
  9.   vehicle depreciation and oil change history.
  10.  
  11.   You can generate plenty of graphs, calendars and reports.  If you've
  12.   been keeping this information in written form, its easy to enter your
  13.   existing information.
  14.  
  15.   An on-line tutorial is available making learning VMSYS PLUS easy.
  16.  
  17. *********************
  18. * WHAT'S NEW IN 3.0 *
  19. *********************
  20.  
  21.   Version 3.0 includes many new functions including:
  22.  
  23.    o  Fuel tickets can be entered in any order in any month
  24.    o  4 Depreciation schedules for each vehicle
  25.    o  Prints current asset value of vehicles
  26.    o  28 estimated service schedules based on mileage
  27.    o  28 service schedules based on the calendar
  28.    o  Up to 13 line items for repairs
  29.    o  Free form notes for the repair invoice
  30.    o  Improved reporting capabilities
  31.    o  Much easier data entry for fuel receipts
  32.    o  Individualized maximum/minimum capacity settings
  33.    o  Adds browse screens to easily view extra information
  34.    o  Improved data entry error checking
  35.    o  Can enter multiple fuel receipts for the same day
  36.    o  Can now scroll through the GRAPHS and the LONG PAGE
  37.  
  38. *****************************************
  39. ***  Note to users of VMSYS PLUS 2.0  ***
  40. *****************************************
  41.  
  42.    This version CANNOT read the data files from previous versions
  43.    without a special conversion available to registered users.
  44.  
  45. ************
  46. * START UP *
  47. ************
  48.  
  49.   To run VMSYS PLUS from DOS press "V" from the DOS prompt:
  50.  
  51.      CD \VMSYS
  52.      V
  53.  
  54.   A sample PIF and ICO file have been included for installation into WINDOWS.
  55.  
  56.   All of the data files must be present in the current directory for the 
  57.   system to start.  The required datafiles should be present when 
  58.   first starting the system.  They are:
  59.  
  60.           vmsys3.hdr      vmsys3.dt        vmsys3.nx0
  61.           gas3.dt         gas3.nx0         gas3.nx1
  62.           repair3.dt      repair3.nx0      repair3.nx1
  63.           miles3.dt       miles3.nx0
  64.  
  65. ******************
  66. * ERROR CHECKING *
  67. ******************
  68.  
  69.   It's been estimated that up to 15% of all corporate databases are in
  70.   error due to data entry mistakes.  This is why VMSYS PLUS includes
  71.   extensive error checking capabilities.
  72.  
  73.   To insure that the fuel receipts that you enter are correct, you should
  74.   enter the following minimum and maximum figures for each vehicles:
  75.  
  76.       o  Minimum/maximum gallons per fillup
  77.       o  Minimum/maximum miles traveled per fillup
  78.       o  Minimum/maximum cost per tank per fillup
  79.       o  Minimum/maximum hours (hourly meters only) used per fillup
  80.  
  81. **********************
  82. * FUEL RECEIPT ENTRY *
  83. **********************
  84.  
  85.   After entering the initial vehicle(s) you can then print out a fuel
  86.   receipt form to carry in the vehicle.  Go to the REPORTS MENU, FUEL
  87.   WORKSHEET to print.
  88.  
  89.   Each time you fillup, all you need is the following four items:
  90.  
  91.       o  Odometer reading at time of fillup
  92.       o  Date of fillup
  93.       o  Cost of fuel
  94.       o  Number of gallons/litres purchased
  95.  
  96.   You can also enter the following optional information:
  97.  
  98.       o  location of fillup
  99.       o  octane or fuel type used
  100.       o  name of driver
  101.       o  how the fuel was paid for
  102.  
  103.   IMPORTANT!  You MUST fill the tank everytime you purchase fuel for 
  104.   accurate MPG readings.
  105.  
  106. *********************
  107. * REPAIR DATA ENTRY *
  108. *********************
  109.  
  110.   You can enter repairs for any date in the past at any time, although it is
  111.   wise to enter the repair tickets as they occur so that the mileage figures
  112.   will make sense.
  113.  
  114.   From the REPAIR MENU, press "A" to add a new repair.  You will be prompted
  115.   for the "ID" of the vehicle.  The vehicle MUST be already added to the
  116.   system from the VEHICLE MENU before proceeding.
  117.  
  118.   Enter the ODOMETER reading at the time of the repair,  the DATE of
  119.   the repair, the MECHANIC doing the repair and a miscellaneous MEMO.
  120.  
  121.   There are 13 line items in the REPAIR SCREEN including QUANTITY,
  122.   DESCRIPTION and COST.  The COST is multiplied by the QUANTITY to arrive
  123.   at a TOTAL COST for the line item.
  124.  
  125. ***************
  126. * SAMPLE DATA *
  127. ***************
  128.  
  129.   The system comes with sample data.  You may view and change the sample data.
  130.   The sample data was entered in miles and gallons.
  131.  
  132.   Delete the sample to start entering your own information.
  133.  
  134.   Plan on pressing the F1 key when first running the system.  A help screen
  135.   will help you understand the system.
  136.  
  137. ************
  138. * TUTORIAL *
  139. ************
  140.  
  141.   A slide-show tutorial showing you all of the features and how to use
  142.   the system is included.  There are two ways of running the slideshow
  143.   tutorial, one way is by pressing [ALT]-[S] while running the VMSYS PLUS
  144.   program.  The other way is to type in TUTOR from the DOS prompt.
  145.  
  146. ***********
  147. * BACKUPS *
  148. ***********
  149.  
  150.   It is important that you make regular backups of your data.  At the
  151.   end of each session, answer "Y" when prompted to backup.  The batch
  152.   file VBACKUP.BAT will be run.  It uses the PKZIP program from PKWARE
  153.   to compress the datafiles into one file - VMSYS.ZIP.  The file VMSYS.ZIP
  154.   is then copied to drive A or B (depending on the setting in the SYSTEM
  155.   SETUP MENU).
  156.  
  157.   To restore the backup file, simply run the VRESTORE.BAT batch file.
  158.   It is the counterpart to VBACKUP in that it uses the PKUNZIP command
  159.   from PKWARE to uncompress the database.  The batch file VRESTORE.BAT
  160.   also can be modified to suit your needs.
  161.  
  162. ****************
  163. * REGISTRATION *
  164. ****************
  165.  
  166.   This version is restricted to 2 (two) vehicles.  This should give you
  167.   enough capacity to fully evaluate whether or not you can actually
  168.   use VMSYS PLUS to help you maintain a fleet of vehicles.
  169.  
  170.   To order press ALT-O (order) while running the program.  You will be asked
  171.   to enter your name and shipping address. An invoice will then be printed
  172.   out along with a questionnaire.  Mail or fax the order form to us and we
  173.   will process as soon as we receive your order.
  174.  
  175.   The price for the registered version is $50 plus shipping.
  176.  
  177.   You will receive a printed manual and an update disk which contains
  178.   a capacity for up to 4 vehicles.  Call or write if you want prices
  179.   on larger capacities or are ordering from outside of the United States.
  180.  
  181.   The registered version also includes a utility that will dump all
  182.   information to comma-delimited or tab-delimited format, thus allowing
  183.   you to create your own customized reports if you have access to
  184.   Dbase or Excel.
  185.  
  186.   Call or write to:
  187.  
  188.       Contact Plus Corporation
  189.       PO Box 372577
  190.       Satellite Beach, FL  32937-0577
  191.  
  192.       (800) 366-9876 orders only 
  193.       (407) 779-4900 orders and information
  194.       (407) 779-4422 (24 hour 14400/9600/2400 BBS system)
  195.       (407) 779-3311 fax
  196.  
  197.   We also provide several other software solutions for business including:
  198.  
  199.       ZeppeLAN (Novell Netware Popup Printer utility)
  200.  
  201.       Hours/Expenses/Mileage tracking system
  202.  
  203.       Personal Inventory System
  204.  
  205.       Phone Message TSR
  206.  
  207.       Contact Plus - Contact management system called :
  208.              BEST SHAREWARE 1990  - PC World Magazine (Oct 90)
  209.              BEST BUY OF THE YEAR - Business Marketing Magazine (Jan 89)
  210.  
  211.       Contact Plus Professional
  212.           Rated #1 in overall performance - test of contact managers
  213.           run by National Software Testing Laboratories - Software Digest
  214.  
  215.       Contact Plus Professional LAN
  216.           Contact manager for networks.  Allows multiple users simultaneous
  217.           access to the customer database.
  218.